Administrativa assistenter sökes

Nu söker vi två administrativa assistenter, en med placering på Lövsångargårdens vård- och omsorgsboende och en på nyöppnade Gotlandsgatans vård och omsorgsboende. Vill du vara en del av vår arbetsplats där vi värdesätter kunskap, utveckling och omtanke? Vi arbetar varje dag för Västerås stads värdegrund Alltid bästa möjliga möte, vilket innebär att alla möten med kunder, medarbetare, beställare och anhöriga ska präglas av kunskap och omtanke.

Dina arbetsuppgifter

Som administrativ assistent har du en nyckelroll i verksamheten när det kommer till att planera det dagliga arbetet. Det är genom din planering som kontinuitet, arbetsmiljö och patientsäkerhet blir verklighet. Du ansvarar för schemaläggning, bemanning, att planera insatser och hantera beställningar, för att nämna några områden.

Du har ett nära samarbete med ständig kommunikation med personalen och du arbetar tätt tillsammans med enhetschef och avdelningschefer. Ni har regelbundna veckomöten för att stämma av semestrar, scheman och självservice bland annat. Du deltar även i stadsövergripande möten med andra assistenter i staden där vi lär av varandra och delar erfarenheter. Där är du lyhörd och kan ta till dig bra exempel och du tycker om att berätta och dela med dig av dina lyckade arbetssätt.

Att vara administrativ assistent hos oss innebär många kontaktytor i jobbet.

Du möter dagligen personal, brukare, anhöriga och tar emot leveranser och extern vårdpersonal till exempel. Därtill innehåller dina dagar många telefonsamtal och mail med interna och externa samarbetsytor. Även när tempot är högt är det viktigt att du kan behålla din servicenivå och ditt goda bemötande. Ditt intresse för andra människor och att skapa relation märks tydligt.

Din kompetens

De här är verksamheter som bedrivs dygnet runt, vilket gör schemaläggningen komplex. Du arbetar i planeringssystem där kundernas insatser ligger till grund för bemanning, och du behöver förstå hur förändringar i kundernas behov ska få genomslag i schema och arbetsbelastning. Vi ser därför att du har med dig erfarenhet av schemaläggning och insatsplanering. Har du även erfarenhet av omvårdnads- och bemanningsarbete är det en stor fördel för tjänsten. Du trivs i en samordnande roll och du har ett stort engagemang för våra äldre. Du är tydlig i din kommunikation och kommer att ha stor nytta av din goda struktur när du koordinerar den dagliga driften på boendena. Eftersom ingen dag är den andra lik är det viktigt att du är flexibel och trivs med varierade arbetsuppgifter. Du har en godkänd gymnasieutbildning och tidigare erfarenhet av administrativt arbete. Eftersom du dagligen kommer hantera olika datasystem behöver ha goda digitala kunskaper, har du dessutom erfarenhet av Time Care, Epsilon och trygghetsskapande teknik är det meriterande.

Vi erbjuder

Vi erbjuder en arbetsmiljö med nära samarbete, tydlig dialog och korta beslutsvägar, där du som administrativ assistent har ett tätt och tillitsfullt samarbete med din chef och övriga ledningsfunktioner. Du får möjlighet att arbeta verksamhetsnära i en roll där din kompetens gör verklig skillnad i vardagen, både för medarbetare och kunder.

Lövsångargården är ett etablerat vård- och omsorgsboende med en levande verksamhet och stark gemenskap. Här jobbar du tillsammans med ytterligare en administrativ assistent med enhetens tre boenden: Lövsångargården, Tre små hus och Timtalund.

Gotlandsgatans vård- och omsorgsboende är under uppstart och renovering, vilket ger dig möjlighet att vara med och forma arbetssätt och rutiner från början. Gotlandsgatan är beläget på Gryta, ett lugnt och mysigt område med närhet till skog och grönområden, vilket skapar en trivsam miljö för både kunder och medarbetare.

Här blir du en del av något större! Med värme och respekt visar vi handlingskraft i det stora och det lilla. Vi lever vår värdegrund i mötet med varandra och de vi är till för. Varje dag, året runt ser vi till att Västerås fungerar. Tillsammans med dina ca 11 500 kollegor runt om i staden får du Sveriges viktigaste jobb.

Läs mer om möjligheter, karriärvägar och om vårt erbjudande här: https://www.vasteras.se/jobbochkarriär (https://www.vasteras.se/jobbochkarri%C3%A4r)

Övrig information

Innan du kan anställas behöver du visa upp ett godkänt utdrag från polisens belastningsregister.

I samband med intervju behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Alla erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp undanbedes.